Digital brevlåda i Wärna
Kundguide för aktivering, konfiguration och användning
Den här artikeln beskriver hur funktionen för digital brevlåda fungerar i Wärna, vilka förutsättningar som krävs och hur kommunen kommer igång med lösningen.
Artikeln riktar sig både till:överförmyndarverksamhetensystemadministratörerkommunens IT-avdelning
1. Vad funktionen gör
Med modulen Digital brevlåda kan dokument skickas från Wärna direkt till mottagarens digitala brevlåda, exempelvis:Min myndighetspost
Kivra
DigimailI stället för fysisk post sker leveransen digitalt. Nytta för verksamheten
Funktionen ger:snabbare leverans till mottagareminskade portokostnaderspårbarhet via meddelandelista och händelselogg 2. Vad som kan skickasI nuläget stöds:HTML-mallar
Word-mallar (rekommenderas inte)massutskrifter (från version 23.1 och senare)
Exempel:Anmodan om årsräkning
Viktigt att känna tillutskick sker som PDF till mottagarens digitala brevlådastöd för flera filer/bilagor i samma utskick är under vidareutveckling 3. Hur Wärna avgör om mottagaren kan få digital post
Wärna kan automatiskt kontrollera om en person har digital brevlåda.
Kontrollen kan ske:vid uppdatering mot befolkningsregister (om integration finns)manuellt via knapp på personbilden Förutsättning
Personen måste ha ett korrekt personnummer registrerat i systemet.
4. Praktiskt arbetsflöde vid digitalt utskick
När en handläggare sparar en HTML- eller Wordmall:Wärna kontrollerar om mottagaren har digital brevlåda.
Om digital brevlåda finns visas texten:”Brevet skickas som digital post”Om handläggaren väljer att uppdatera dagboksraden:noteringen ”Brevet skickades som digital post” skrivs i noteringsfältetdokumentet kan sparas som bilaga på dagboksradenbrevet skickas digitalt som PDFViktigt
Om dagboksraden inte uppdateras skickas brevet inte digitalt. 5. Förutsättningar innan ni kan starta5.1 Licens i Wärna
Funktionen är licensstyrd.licensen behöver aktiveras av Pinea/Explizit
Vad kommunen behöver görabeställa modulen Digital brevlåda - görs via Wärnas support
Vad Pinea göraktiverar licensen i Wärna när avtalet är tecknat5.2 Avtal och tester med Digg och Skatteverket
Kommunen behöver:teckna avtal med Digggenomföra tekniska tester med Skatteverket innan skarp drift
Tester ska normalt genomföras i testmiljö och inte i produktion. Länk: Digg – anslut till digital post (https://www.digg.se/digitala-tjanster/digital-post/digital-post-for-dig-som-offentlig-aktor/anslut)
Testcertifikat
Testcertifikat kan hämtas från Expisoft. Observera att det numera kostar.
Vad kommunen behöver görakontakta Diggbeställa och hantera certifikatboka tester med Skatteverketsäkerställa att testmiljö finns
Vad Pinea görbistår med teknisk information om integrationenhjälper till vid verifiering och testerstödjer vid felsökning under införandet5.3 Certifikat på webbservern
Certifikat eller testcertifikat måste installeras på webbservern där Wärna körs.
Krav på certifikat
För anslutning krävs:Serverlegitimationeller
Organisationslegitimation
Kravet gäller både:teknisk anslutningverifiering mot aktuell miljö Kostnader att planera för
Kommunen behöver budgetera för:produktionscertifikattestcertifikat
6. Driftformer
Drift hos Pinea/Explizit
Om Wärna driftas av Pinea ska kommunen:ladda upp certifikatet i sin SFTP-mappmeddela Pinea för installation
Vad Pinea görinstallerar certifikatet på servernverifierar installationensäkerställer att tjänsten kan använda certifikatet----Egen drift
Vid egen drift behöver kommunen:konfigurera applikationspool med konto som får läsa certifikatets privata nyckelverifiera att rätt root-certifikat finns installerat Vad Pinea görtillhandahåller vägledning kring krav och konfigurationstödjer vid felsökning av integrationen
7. Konfiguration i Wärna
Menyväg
Inställningar → Digital brevlåda
Behörighet
Endast Systemadmin har behörighet till konfigurationen. 7.1 Inställningskonfiguration
Följande uppgifter behöver fyllas i:Organisationsnummeranges med 12 siffror utan separatorermåste stämma med organisationsnumret i certifikatet
Inlämningsadress
Produktionsadress hos Skatteverket.
Exempel enligt underlaget:https://far.minameddelanden.se/webservice/ec/Recipient/v3Viktigt:använd inte testadress i produktion
Avsändarens namn
Visningsnamn som mottagaren ser.
Visa antal meddelanden
Styr hur många meddelanden som visas på startsidan.
Äldre poster finns kvar i händelseloggen även om de inte visas i listan. 7.2 Meddelandekonfiguration
Kommunen ställer in hur meddelandet ska visas för mottagaren.
Följande kan konfigureras:Information/avsändartext
Telefon
MailadressURLRubrik
Brödtext
Sidhuvud (SVG)
Sidfot (SVG)vilka malltyper som ska skickas:WordHTMLbådainga
Viktigt om bilder
Sidhuvud och sidfot måste vara äkta SVG-filer.
SVG-filer med inbäddad PNG kan:fungera i förhandsgranskningmen misslyckas i mottagarens digitala brevlåda
Vad Pinea hjälper till med vid konfiguration
Pinea bistår normalt med:verifiering av grundinställningarkontroll av kommunikationsvägarrådgivning kring malltyper och SVG-filerteknisk felsökning vid testutskickstöd vid övergång från test till produktion
8. Rekommenderad kontrollista inför införande
Steg A – Förberedelser
Kommunen ansvarar för:Licens beställd
Avtal med Digg klart
Testplan med Skatteverket bokad
Testmiljö uppsatt
Budget för certifikat godkänd
Pinea ansvarar för:Aktivering av licens
Tillhandahålla tekniska integrationsuppgifter
Steg B – Teknik
Kommunen ansvarar för:Certifikat inköpta
Testcertifikat installerat
Behörighet till privat nyckel verifierad
Root-certifikat verifierat
Organisationsnummer kontrollerat
Pinea bistår vid:verifiering av teknisk anslutningfelsökning vid anslutningsproblem
Steg C – Konfiguration
Kommunen ansvarar för:Inställningar ifyllda i Wärna
Meddelandemall sparadSVG verifierade
Malltyper valda
Pinea bistår vid behov med:genomgång av konfigurationteknisk kontroll av utskick
Steg D – Verifiering
Kommunen ansvarar för:Testutskick genomfört
Dagboksrad skapad
Slutligt produktionsgodkännande
Pinea bistår med:verifiering av loggarfelsökning av testutskickstöd inför produktionssättning
9. Daglig drift och uppföljning
Rekommendationer:använd startsidans meddelandelista för snabb överblickanvänd händelseloggen för felsökning och historikfölj upp utskick som saknar dagboksnotering
10. Vanliga fel och felsökning
Problem: Brevet skickas inte digitalt
Kontrollera:att mottagaren har digital brevlådaatt personen har korrekt personnummeratt handläggaren uppdaterade dagboksradenatt vald malltyp är tillåten
Problem: Bild i sidhuvud eller sidfot visas inte
Kontrollera:att filen är äkta SVGatt det inte är en PNG inuti SVG-container
Problem: Fungerar i test men inte i produktion
Kontrollera:rätt certifikat i rätt miljörätt produktionsadresscertifikatets giltighetstidbehörighet till privat nyckel
Om problemet kvarstår bör Pinea kontaktas för vidare felsökning.
11. Roller och ansvar
Systemadmin
Ansvarar för:konfigurationcertifikatstatusbehörigheter
Verksamhetsansvarig
Ansvarar för:innehåll i meddelandenval av mallar
Handläggare
Ansvarar för:korrekt arbetsflödeuppdatering av dagboksrad vid utskick
Pinea/leverantör/drift
Ansvarar för:licensaktiveringinstallation vid drift hos Pineastöd vid teknisk felsökningstöd vid verifiering och testerloggning och integrationsstöd