Så fungerar det att göra en föreningsansökan
Så här fungerar föreningsansökan i Interbook
Den här instruktionen beskriver hur en förening ansöker om att bli registrerad i kommunen via Interbook, samt hur du som administratör hanterar inkomna föreningsansökningar. Guiden omfattar hela flödet – från registrering som privatperson till beslut och status.
1. Föreningsansökan som föreningsansvarig
När en förening vill registrera sig hos kommunen görs ansökan av en föreningsansvarig. För att kunna ansöka krävs att personen först registrerar sig som privatperson i Interbook.
Syftet med privatregistreringen är att:Möjliggöra digital kommunikation under ansökningsprocessen.
Säkerställa att ansökan kan hanteras innan föreningen är godkänd.
Skapa en framtida koppling till rollen Ansvarig förening om ansökan godkänns.
Processen skiljer sig något beroende på om kommunen använder E-legitimation (E-Id) eller inte.
Notera att om kommunen aktiverat funktion för E-Id och du saknar ett sådant, behöver du kontakta kommunen för att kunna använda användarnamn och lösenord som inloggningsmetod.
2. Registrering utan E-legitimation
Klicka på Ny privatkund på startsidan.
Ange din e-postadress.
Fyll i efterfrågade uppgifter i formuläret.
Klicka på Spara.
Godkänn kommunens villkor för registrering.
En verifieringskod skickas till din e-postadress.
Ange verifieringskoden i formuläret.
Vid behov klicka på Skicka verifieringskod för en ny kod.
Registreringen slutförs.
Du kan nu logga in i Interbook med ditt användarnamn och lösenord.
3. Registrering med E-legitimation
Klicka på:E-legitimation, eller
Ny privatkund (detta val kan saknas beroende på kommunens inställningar).identifiera dig via kommunens inloggningstjänst (IDP) med din E-legitimation. Om du använt Ny privatkund som val, behöver du först ange din e-postadress för kontroll om du redan finns som användare i Interbook.
Du skickas tillbaka till Interbook.
Ange din e-postadress (kan efterfrågas även om den angetts tidigare).
Fyll i eventuella kompletterande uppgifter.
Godkänn kommunens villkor för registrering.
En verifieringskod skickas till din e-postadress.
Ange verifieringskoden i formuläret.
Vid behov klicka på Skicka verifieringskod.
Registreringen slutförs.
Du kan nu logga in i Interbook med din E-legitimation.
4. Viktigt att känna till
Registrering som privatperson är en förutsättning för att använda systemet.
Vilka uppgifter som behöver fyllas i beror på kommunens inställningar och eventuell E-Id-integration.
Verifieringskod krävs alltid för att bekräfta e-postadressen.
Samma e-postadress kan i vissa fall kopplas till flera roller i systemet.
5. Skapa föreningsansökan
Logga in som privatperson.
Gå till Mitt konto.
Klicka på Föreningsansökningar.
Välj Ny ansökan
Följ stegen i ansökningsformuläret.
Du kan när som helst välja Spara utkast och fortsätta senare. 6. Steg i föreningsansökan6.1 Grunduppgifter
Fyll i:Föreningens namn (obligatoriskt)
Organisationsnummer (obligatoriskt)
Plusgiro/Bankgiro/Kontonummer (vid behov)
RF-nummer (om tillämpligt)
Markera om föreningen ska visas i offentligt register
Kontaktuppgifter:Adress, postnummer och ort (obligatoriskt)
Telefon och e-post
Eventuell hemsida
Kategori-Organisation-Verksamhet:Välj föreningskategori (obligatoriskt)
Välj organisation
Ange ny organisation om den saknas
Välj verksamhet och klicka Lägg till (flera kan anges)6.2 Skapa inloggning
Här visas vilken e-postadress som kopplas till föreningen. Den kan inte ändras i detta steg.6.3 Registrera styrelse
Klicka på Registrera styrelsemedlem.
Fyll i uppgifter för styrelse och revisor.
Kommunen kan ange krav i hjälptexten.6.4 Dokument
Ladda upp obligatoriska dokument.
Dokumenttyper styrs av kommunens dokumentregister.
Dokument kan vara årshandlingar eller övriga dokument. 6.5 Försäkran
Bekräfta att uppgifterna är korrekta.
Texten kan redigeras i applikationstexter.6.6 Skicka förfrågan
Granska sammanställningen.
Klicka Skicka.
En kvittens visas.
Ansökan syns nu i listan med aktuell status. 7. Admin – Inställningar för föreningsansökan
Administratören kan anpassa formuläret:Gå till Inställningar → Inställningar → Föreningsansökan.
Klicka på Skapa+ för att lägga till extra frågor.
Ange:Titel
Typ (Text, Datum, Numerisk, Ja/Nej)
Obligatorisk (vid behov)
Övriga inställningar:Dokument måste biläggas ansökan 8. Handläggning av föreningsansökan8.1 Hitta ansökningar
Gå till startsidan.
Klicka på Inskickat för handläggning.
Välj fliken Ansökningar.
Markera ansökan och klicka Ändra.8.2 Granska grunduppgifter
Justera Område.
Kontrollera Motpart.
Kontrollera RF-nummer (ej tvingande).
Alla fält är redigerbara.8.3 Verksamhet och kategorier
Välj Föreningskategori.
Välj Organisation.
Registrera ny organisation vid behov.
Lägg till verksamheter.
Ange Kundkod.8.4 Bifogade dokument
Granska uppladdade dokument.
Godkänn eller avslå dokument.
Begär komplettering vid behov.8.5 Övrigt/Extra information
Välj Betalningssätt.
Välj Kundprisklass.
Markera Endast förfrågan vid behov.
Hantera eventuella extra fält som lagts till i inställningarna.8.6 Beslut och kommentar
När beslut tas måste e-postmeddelande fyllas i.
Du kan välja:Godkänn
Begär komplettering
Avslå
Standardtexter finns:Ny föreningsansökan-Godkänd
Ny föreningsansökan-Avslag
Ny föreningsansökan-Behöver komplettering
Resultat av beslut:Godkänd → Föreningen registreras i kundregistret.
Avslag → Ingen registrering sker.
Komplettering → Ansökan ligger kvar för uppdatering.
Meddelanden visas även under Historiska meddelanden.8.7 Intern kommentar
Fältet Intern kommentar sparas under kundens flik Anmärkningar.
Ej synligt för kund.
9. Komplettera ansökan som sökande
Kunden får e-post om komplettering.
Loggar in som privatperson.
Öppnar ansökan.
Gör ändringar och skickar in igen.
All tidigare information ligger kvar.
10. Statusar för föreningsansökan
Påbörjad ansökan (ej inskickad)
Mottagen ansökan, ej hanterad
Ansökan ska kompletteras
Ansökan har kompletterats
Avslagen ansökan
Godkänd ansökan