Använd dokumenthantering i systemet
Den här instruktionen visar hur du som administratör eller förening arbetar med funktionerna för dokumenthantering i Interbook – både publikt och administrativt. Du får vägledning för att ladda upp, hantera, godkänna och logga dokument.
1. Registrera dokumenttyper Gå till Register → Dokumenttyper.
Lägg till önskade dokumenttyper som ska kunna väljas vid uppladdning.
Markera eventuellt dokument som årlig/obligatorisk.
Dokumenttypen Övrigt finns alltid och behöver inte läggas till.
2. Ladda upp dokument som förening
Logga in och gå till Förening → Dokumenthantering.
Föreningen ser två sektioner:Årliga handlingar
Övriga dokument
Dra in eller bläddra fram dokumentet du vill ladda upp.
Välj dokumenttyp (årlig eller övrig beroende på val).
Bekräfta att uppgifterna är korrekta.
Klicka på Skicka in.
Inskickade dokument syns direkt även om de inte handlagts än. Fler dokument kan skickas in parallellt. Godkända dokument listas under ”Tidigare godkända dokument”. Avslagna dokument visas inte.
3. Hantera dokument som administratör3.1 Via Inskickat för handläggning
Gå till Inskickat för handläggning via kundregistret eller startsidan.
Markera en rad för den förening du vill hantera.
Klicka på Ändra.
Du kan nu:Se inskickade dokument och dokumenttyp Justera år
Ladda upp ytterligare dokument om föreningen lämnat via andra vägar
Se tidigare godkända
Du kan markera att samtliga årliga handlingar inkommit (eller avmarkera).
Välj dokument och klicka på Godkänn eller Avslå.
Skriv meddelande som skickas till kunden.3.2 Via kundregistret Välj kund och klicka på Ändra.
Under fliken Dokumenthantering kan du:Se inskickade dokument och dokumenttyp
Justera år
Ladda upp ytterligare dokument om föreningen lämnat via andra väga
Se tidigare godkända
Du kan markera att samtliga årliga handlingar inkommit (eller avmarkera).
Välj dokument och klicka på Godkänn eller Avslå.
Skriv meddelande som skickas till kunden.
Applikationstext för godkännande och avslag av dokument finns under Inställningar->Text/Språk/Logg->Applikationstexter och styr meddelandets ämne och innehåll.
Alla godkända dokument visas i föreningens lista.
Möjlighet finns att markera att samtliga årliga handlingar är inkomna.
4. Loggning
Gå till Händelseloggen.
Filtrera på typ: Kund, subtyp: Dokumenthantering.
Logg visar:Inskickade dokument
Godkända dokument
Avslagna dokument
5. Dokument via bidragsansökan Dokument som skickas in via en kunds bidragsansökan kan man från kundens ansökan skicka till kundregister.
Välj kunds ansökan i listan över Bidrag och ansökningar.
I sektionen Bilaga till ansökan, välj dokument och klicka på Spara till kunds dokument.
Välj/kontrollera dokumenttyp och år samt klicka på Ok, så sparas det på kund.